Modèles de documents | ShareFile (2024)

May 28, 2024

Contributeur:

Les modèles de documents sont des plans prêts à l’emploi pour différents types de documents tels que des accords, des factures, des propositions, etc. Ils peuvent vous aider à rationaliser tout processus dans lequel vous devez créer des documents identiques ou similaires à plusieurs reprises. Vous pouvez utiliser un modèle de document tel quel ou l’utiliser comme première ébauche de votre document.

Les modèles de document dans ShareFile peuvent automatiquement extraire des valeurs d’autres applications telles que Salesforce et les coller dans le document. Ils sont également parfaitement intégrés à la fonctionnalité de signature électronique native de ShareFile.

Le copier-coller manuel d’informations dans des documents numériques peut prendre du temps et entraîner des erreurs humaines involontaires. Vous pouvez utiliser un modèle de document pour envoyer des documents répétitifs tels que des accords de confidentialité, des lettres d’engagement et des factures, pour signature rapide.

Remarques:

Actuellement, ShareFile ne prend en charge que le format .pdf pour les modèles de documents.

Lorsque vous créez un nouveau modèle de document, n’incluez pas d’informations personnelles sur la santé (PHI) ou d’autres informations sensibles.

Composants d’un modèle de document

Un modèle de document comprend les éléments suivants:

Fichier: fichier de base du modèle.
Rôles: chaque rôle représente une partie prenante ou une partie impliquée dans le processus de signature du document. Vous pouvez attribuer des champs à chaque rôle afin que tous les champs qui doivent être remplis par une partie prenante spécifique puissent être regroupés. Lorsqu’une personne utilise un modèle de document, elle est invitée à fournir le nom et l’adresse e-mail pour chaque rôle.

Par exemple, une lettre d’offre d’embauche d’un employé est signée par les ressources humaines (RH) et le futur employé. Un modèle de document pour ce cas d’utilisation nécessitera deux rôles: RH et employé potentiel. Lors de l’envoi de ce modèle pour signature, l’utilisateur fournit une adresse e-mail aux ressources humaines et au client potentiel, qui recevront tous deux cette demande de signature.
Variables - [Vous pouvez automatiquement remplir ou coller des données provenant de ShareFile et d’applications tierces dans des documents].(/en-us/sharefile/catalog/templates/document-templates.html). Les variables sont utilisées pour spécifier la source de ces données et le type de données que vous prévoyez de remplir automatiquement dans le document.

Par exemple, si vous utilisez Salesforce pour suivre vos clients ou prospects, créez un modèle de lettre d’engagement dans ShareFile pour remplir ou coller automatiquement ces informations dans le document lorsque vous l’envoyez pour signature. Dans ce cas, la source de la variable est Salesforce et le type de données est «leads».

Création d’un modèle de document

Il existe cinq méthodes pour créer un modèle de document dans ShareFile:

Ouvrez ShareFile, puis sélectionnez Créer un modèle à partir des raccourcis sur le tableau de bord.
Ouvrez ShareFile et accédez à Modèles.

La page Modèles s’affiche. Sélectionnez Créer > Modèle de document.
Ouvrez ShareFile et accédez à Dossiers > sélectionnez un fichier PDF > Créer un nouveau modèle.
Ouvrez ShareFile et accédez à Dossiers > sélectionnez un fichier PDF > cliquez avec le bouton droit pour ouvrir le menu > sélectionnez Créer un nouveau modèle.
Ouvrez ShareFile et accédez à Dossiers, puis sélectionnez un fichier PDF à ouvrir dans l’aperçu. Sélectionnez Créer un nouveau modèle dans le menu Aperçu.

Pour plus d’informations, consultez la section Bibliothèque de modèles.

Étapes pour créer un modèle de document

Dans ShareFile, accédez à Modèles.
Sélectionnez Créer > Modèle de document. L’écran Créer un modèle s’affiche.
Sélectionnez un PDF depuis votre ordinateur ou depuis votre compte ShareFile à l’aide du lien Parcourir les fichiers.
Sous Rôles des signataires, sélectionnez Ajouter un nouveau rôle. Chaque rôle représente une partie prenante ou une partie impliquée dans le processus de signature du document. Vous pouvez ajouter plusieurs rôles à un modèle de document. Pour plus d’informations sur les rôles, voir Composants du modèle de document.
Si vous avez plusieurs rôles, vous pouvez définir l’ordre de signature à l’aide de la bascule. Les rôles peuvent être déplacés vers le haut et vers le bas pour définir l’ordre de signature.

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Sélectionnez Étape suivante: Placer les champs. L’écran Placer les champs s’affiche.
Faites glisser et déposez les champs pour les ajouter au modèle de document. Vous pouvez cliquer sur un champ pour modifier les paramètres de ce champ, par exemple pour le marquer comme obligatoire.

Remarque:

Lorsque vous ajoutez ou placez des champs, assurez-vous de choisir le rôle approprié pour le champ à l’aide du menu déroulant. Tous les champs associés à un rôle seront attribués au signataire associé à ce rôle.
Sélectionnez Étape suivante. L’écran Réviser et enregistrer s’affiche.
Entrez le nom et la description de votre nouveau modèle de document.
Vous pouvez définir des options de sécurité supplémentaires telles que le KBA et le code secret.
- Exigence KBA: oblige les signataires à vérifier leur identité à l’aide d’un questionnaire basé sur les connaissances. Chaque signataire doit effectuer une vérification indépendante avant de signer le document.
- Code secret: les destinataires doivent saisir un code secret à 5 chiffres pour accéder aux documents.
- Permettez à d’autres personnes de votre organisation d’utiliser ce modèle: permet aux autres utilisateurs employés de consulter et d’utiliser ce modèle de document dans l’onglet Partagé avec moi de la page Modèles.
Sélectionnez Enregistrer le modèle.

Le nouveau modèle de document s’affiche sur la page Modèles.

Envoyer un modèle de document pour signature

Dans ShareFile, accédez à Modèles.
Sélectionnez le modèle de document que vous souhaitez envoyer pour signature. Lorsque vous cliquez dessus, la page de détails s’ouvre.
Sur la page de détails, sélectionnez Envoyer en tant que demande de signature.
Entrez le nom et l’adresse e-mail de chaque destinataire. Sélectionnez Étape suivante.
Vous pouvez modifier le nom du document et ajouter une note qui sera envoyée à tous les signataires.
Vous pouvez modifier l’emplacement de stockage du document signé.
- Authentification basée sur les connaissances: oblige les signataires à vérifier leur identité à l’aide d’un questionnaire basé sur les connaissances. Chaque signataire doit effectuer une vérification indépendante avant de signer le document.
- Code secret: les destinataires doivent saisir un code secret à 5 chiffres pour accéder aux documents.
Votre document est maintenant prêt à être envoyé pour signature. Sélectionnez Envoyer la demande de signature.

Dans votre travail quotidien, vous créez peut-être des documents répétitifs. Les documents répétitifs sont des documents identiques ou présentant de très petites variations.

Par exemple, une lettre de mission utilisée pour intégrer un nouveau client doit être personnalisée pour chaque client. Les informations sur le client changeront à chaque intégration, mais les conditions générales d’engagement peuvent rester les mêmes.

Les modèles de document peuvent être utilisés pour extraire des informations de ShareFile ou d’autres applications telles que Salesforce et les coller automatiquement dans un document. Les utilisateurs peuvent personnaliser les documents sans avoir à copier-coller manuellement des données dans un document. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’éviter des erreurs de copier-coller involontaires.

Dans l’exemple ci-dessus, les informations client peuvent être extraites des données utilisateur client de ShareFile ou des données Salesforce Leads et être automatiquement collées dans la lettre de mission que vous pouvez envoyer pour signature en moins de 15 secondes!

Les modèles de document peuvent être configurés pour extraire des valeurs provenant des sources suivantes:

Source	Type
ShareFile	Utilisateurs clients, utilisateurs employés
Salesforce	Prospects, compte, opportunité, devis, contact

Remarque:

Si aucune intégration n’est installée, vous pouvez accéder à Applications > Intégrations tierces pour installer une nouvelle intégration.

Étapes pour créer un modèle capable de remplir ou de coller automatiquement des données provenant de différentes applications

Dans ShareFile, accédez à Modèles.
Sélectionnez Créer > Modèle de document. L’écran Créer un modèle s’affiche.
Sous Rôles des signataires, sélectionnez Ajouter un nouveau rôle. Chaque rôle représente une partie prenante ou une partie impliquée dans le processus de signature du document. Vous pouvez ajouter plusieurs rôles à un modèle de document. Pour plus d’informations sur les rôles, voir Composants du modèle de document.
Si vous avez plusieurs rôles, vous pouvez définir l’ordre de signature à l’aide de la bascule. Les rôles peuvent être déplacés vers le haut et vers le bas pour définir l’ordre de signature.
Sous Variables, sélectionnez Ajouter une nouvelle variable. Les variables sont utilisées pour spécifier la source et le type de données qui doivent être automatiquement renseignées dans le document. Pour plus d’informations sur les variables, reportez-vous à la section Composants du modèle de document.
Pour chaque variable, sélectionnez une source de données et un type de données dans le menu déroulant. La liste des sources et types de données pris en charge se trouve dans la section Remplir ou coller automatiquement les données de ShareFile et d’applications tierces dans les documents.
Sélectionnez Étape suivante: Placer les champs. L’écran Placer les champs s’affiche avec l’onglet Rempli par le signataire sélectionné dans le panneau de navigation de gauche.
Dans l’onglet Rempli par le signataire, vous pouvez glisser-déposer les champs pour les ajouter au modèle de document. Vous pouvez cliquer sur un champ pour modifier les paramètres de ce champ, par exemple pour le marquer comme obligatoire.

Remarque:

Lorsque vous ajoutez ou placez des champs, assurez-vous de choisir le rôle approprié pour le champ à l’aide du menu déroulant. Tous les champs associés à un rôle seront attribués au signataire associé à ce rôle.
Dans le panneau de navigation de gauche, sélectionnez l’onglet Système rempli.
Dans l’onglet Système rempli, vous pouvez sélectionner la variable dans la liste déroulante pour afficher tous les champs disponibles pour cette variable. Vous pouvez glisser-déposer les champs pour les ajouter au modèle de document. Ces champs seront automatiquement remplis de données lorsque vous enverrez un modèle pour signature.

Remarque:

Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher rapidement le champ souhaité.
Sélectionnez Étape suivante: Réviser et enregistrer.
Entrez le nom et la description de votre nouveau modèle de document.
Vous pouvez définir des options de sécurité supplémentaires telles que le KBA et le code secret.
- Exigence KBA: oblige les signataires à vérifier leur identité à l’aide d’un questionnaire basé sur les connaissances. Chaque signataire doit effectuer une vérification indépendante avant de signer le document.
- Code secret: les destinataires doivent saisir un code secret à 5 chiffres pour accéder aux documents.
- Permettez à d’autres personnes de votre organisation d’utiliser ce modèle: permet aux autres utilisateurs employés de consulter et d’utiliser ce modèle de document dans l’onglet Partagé avec moi de la page Modèles.
Sélectionnez Enregistrer le modèle.

Le nouveau modèle de document s’affiche sur la page Modèles.

Étapes pour envoyer un modèle capable de remplir ou de coller automatiquement des données provenant de différentes applications

Dans ShareFile, accédez à Modèles.
Sélectionnez le modèle de document que vous souhaitez envoyer pour signature. Lorsque vous cliquez dessus, la page de détails s’ouvre.
Sur la page de détails, sélectionnez Envoyer en tant que demande de signature.
Entrez le nom et l’adresse e-mail de chaque destinataire.
Entrez la valeur de chaque variable afin que tous les champs associés à cette variable puissent être automatiquement remplis.
Sélectionnez Étape suivante pour consulter les données qui ont été automatiquement remplies.
Sélectionnez Étape suivante pour modifier le nom du document et ajouter une note qui sera envoyée à tous les signataires. Vous pouvez modifier l’emplacement de stockage du document signé. Vous pouvez également mettre à jour les options de sécurité du document.
- Authentification basée sur les connaissances: oblige les signataires à vérifier leur identité à l’aide d’un questionnaire basé sur les connaissances. Chaque signataire doit effectuer une vérification indépendante avant de signer le document.
- Code secret: les destinataires doivent saisir un code secret à 5 chiffres pour accéder aux documents.
Votre document est maintenant prêt à être envoyé pour signature. Sélectionnez Envoyer pour signature.

Modifier un modèle de document

Pour modifier un modèle, procédez comme suit.

Dans ShareFile, accédez à Modèles.
Sur la page Modèles, sélectionnez le modèle de document que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez Modifier.
Vous pouvez modifier le fichier utilisé par le modèle de document ainsi que les rôles et les variables.

Remarque:

La modification du modèle ne modifiera pas les documents déjà créés.
Sélectionnez Étape suivante: Placer les champs.

Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs ou cliquer sur un champ pour modifier les paramètres de ce champ.

Remarque:

Lorsque vous ajoutez ou placez des champs, assurez-vous de choisir le rôle approprié pour le champ à l’aide du menu déroulant. Tous les champs associés à un rôle seront attribués au signataire associé à ce rôle.
Sélectionnez Étape suivante. L’écran Réviser et enregistrer s’affiche.

Vous pouvez mettre à jour le nom et la description du modèle ici, ainsi que les options de sécurité.
Sélectionnez Enregistrer le modèle. Le modèle mis à jour sera affiché sur la page Modèles.

Partagez un modèle de document avec d’autres personnes de votre organisation

Dans ShareFile, accédez à Modèles.
Sur la page Modèles, sélectionnez le modèle de document que vous souhaitez partager.
Sélectionnez Partager. L’écran Partager la ressource s’affiche.
Tapez le nom du destinataire dans le champ À.

Sous Autorisations, sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer au destinataire. Pour afficher les autorisations associées à chaque rôle, sélectionnez Afficher.

Rôle	Autorisations	Motif
Observateur	Le destinataire peut consulter le modèle et le fichier sous-jacent	Idéal pour les destinataires qui utiliseront ce modèle pour leurs workflows de documents. Ils ne pourront pas modifier ou modifier le modèle.
Contributeur	Le destinataire peut consulter et modifier le modèle et peut afficher, modifier et supprimer le fichier sous-jacent.	Idéal pour les destinataires qui apporteront des modifications au modèle ou au fichier sous-jacent. Les modifications apportées par le destinataire seront répercutées pour tous les utilisateurs qui utilisent le modèle.
Créateur	Le destinataire aura les mêmes autorisations que le créateur du modèle	Idéal pour déléguer la propriété du modèle à un autre employé. Par exemple, si un employé quitte l’organisation, un modèle peut être partagé avec un autre employé à des fins de maintenance à long terme.
Personnalisée	Le destinataire disposera d’autorisations personnalisées en fonction de votre sélection	Idéal pour les cas où les rôles par défaut ne répondent pas aux besoins. Des autorisations granulaires peuvent être définies pour le destinataire.

Sélectionnez Partager.

Le destinataire peut consulter ce modèle dans sa bibliothèque de modèles sous l’onglet Partagé avec moi.