Paperless Workflow: Effizient arbeiten mit Steuerberater und Buchhaltung (2024)

Eine Dokumenten-Management-Software (DMS) ermöglicht die Digitalisierung und sichere Aufbewahrung deiner Dokumente. Daraus ergeben sich viele neue Möglichkeiten effizienter zu arbeiten. In diesem Artikel skizzieren wir einen Workflow mit Steuerberater und Buchhaltung am Beispiel des beliebten DMS Paperless-ngx.

Wer kennt es nicht: Die Steuer muss gemacht werden und die Suche nach den richtigen Dokumenten geht los. Der Steuerberater ist oft wenig erfreut ein Sammelsorium deiner Belege auf den Schreibtisch gelegt zu bekommen. Mehr Aufwand für Steuerberater und Buchhaltung bedeutet in der Regel mehr Kosten für dich.

Falls du bereits ein DMS nutzt bist du eventuell auf diese Probleme gestoßen:

1. Problem: Wie gebe ich meinem Steuerberater oder Buchhalter Zugang, ohne dass sie alle meine Dokumente sehen und bearbeiten können?
2. Problem: Wie verwalte ich meine Dokumente elektronisch, so dass ich nicht durcheinander komme?

Paperless-ngx ermöglicht dir eine einfache Organisation deiner Dokumente. Du kannst einen separaten Zugang für Steuerberatung oder Buchhaltung einrichten - nach deinen Regeln. Dadurch kannst du die physische Aufbewahrung von Dokumenten deutlich reduzieren oder vollständig eliminieren.

Paperless-ngx ermöglicht - richtig genutzt - eine effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberater und Buchhaltung. Wie das in der Praxis funktioniert schauen wir uns jetzt an.

Zunächst lädst du Dokumente in Paperless. Ob du dies über die Weboberfläche, einen Dokumentenscanner, eine E-Mail Regel oder ein Smartphone hochlädst, ist dir überlassen.

Nachdem Paperless deine Dokumente verarbeitet hat, kannst du ein steuerrelevantes Dokument nach dem anderen öffnen. Überprüfe und ergänze die Details. Du hast umso weniger Arbeit, umso besser Paperless bereits auf deine Dokumente trainiert ist. Falls du gerade startest, wirst du die Details erstmal ergänzen müssen.

In unserem Beispiel fügen wir die Details für unsere Rechnung hinzu. Wir haben Holz gekauft für unser Bauprojekt. Das Datum stimmt mit dem Rechnungsdatum überein. Als Korrespondent fügen wir den Rechnungsaussteller Obi Baumarkt hinzu. Als Dokumententyp fügen wir Rechnung hinzu.

Optional: Du kannst einen Speicherpfad anlegen. Falls du möchtest, dass Paperless z. B. alle steuerrelevanten Dokumente zusätzlich in einer klassischen Ordnerstruktur pflegt, dann kannst du hier definieren, wo das Dokument abgelegt werden soll.

Wir legen einen Speicherpfad an mit dem Namen Buchhaltung. Wir definieren beispielhaft den Pfad:

Buchhaltung/{created_year}/{document_type}/{title}-{correspondent}

Das bedeutet, dass Paperless das Dokument unter diesem Pfad ablegt:

Buchhaltung/2024/Rechnung/Holz-Obi Baumarkt

Im nächsten Schritt setzen wir einen Tag. Tags sind eine der Kern-Funktionen von Paperless-ngx. Damit wird es dir leicht fallen die relevanten Dokumente zu finden und zuzuordnen.

Wir legen den Tag Steuerberatung an. Danach wählen wir den neu erstellten Tag für das Dokument aus und speichern die Einstellungen ab.

Wenn du jetzt zum Dokumenten-Reiter wechselst und nach dem Tag Steuerberatung filterst, siehst du alle Dokumente mit diesem Tag.

Das war alles zu diesem Schritt. Falls du Steuerberatung und Buchhaltung trennst, gehe genauso vor für die Buchhaltung und weise den Tag Buchhaltung zu. Wenn das Dokument für beide Kategorien wichtig ist, weise dem Dokument beide Tags zu. In Schritt 2 legen wir einen Zugang für deinen Steuerberater und Buchhalter an.

Du möchtest deinem Steuerberater und Buchhalter wahrscheinlich nur Lesezugriff gewähren auf die Dokumente mit den in Schritt 1 angelegten Tags. Auf diese Weise stellst du sicher, dass deine anderen Dokumente weder gelesen noch verändert werden.

Wähle die Rubrik Benutzer & Gruppen in der linken Navigationsleiste aus. Dann klicke den Button Benutzer hinzufügen.

Lege in den linken Feldern die Zugangsdaten fest. Notiere dir den Benutzernamen und das Kennwort. Mit diesen Zugangsdaten kann sich dein Steuerberater in Paperless einloggen. Du kannst ebenso den Namen deines Steuerberaters und seine E-Mail Adresse angeben. In der Tabelle brauchst du nur einen Haken setzen, falls du deinem Berater nur Lesezugriff auf Dokumente geben möchtest. Dann speicherst du die Einstellungen.

Jetzt kann dein Steuerberater theoretisch Dokumente sehen. Allerdings haben wir ihm noch keine Dokumente zugewiesen. Wechsle wieder auf die Dokumentenansicht und filter nach dem Tag Steuerberatung. Jetzt siehst du alle Dokumente mit diesem Tag. Alternativ kannst du nach dem Speicherpfad filtern, falls du diesen angelegt hast.

Jetzt wählst du die Dokumente aus, die du teilen möchtest. Falls du alle mit diesem Tag auswählen möchtest klicke im oberen Bereich auf Auswählen → Alles auswählen.

Dann erscheint der Button Berechtigungen. Dort klickst du drauf.

Dann setzt du bei Anzeigen den zuvor angelegten Benutzer (in unserem Fall steuerberater). Jetzt bestätigst du mit einem Klick auf Bestätigen.

Geschafft! Dein Steuerberater hat jetzt Lesezugang zu diesen Dokumenten.

Teste die Konfiguration, in dem du dich mit den Zugangsdaten deines Steuerberaters in Paperless-ngx anmeldest. Ist alles korrekt, kannst du den Zugang an deinen Steuerberater weiterleiten.

Ähnlich verfährst du mit dem Zugang für die Buchhaltung. Falls du erlauben möchtest, dass ein Benutzer Dokumente hochladen kann, setzt du den Haken bei der Berechtigung (Document → Hinzufügen). Als Admin kannst du alle Dokumente aller Benutzer sehen.

Optional: Falls du mehreren Benutzern die gleichen Berechtigungen geben möchtest, kannst du eine Gruppe anlegen. In der Gruppe legst du die Berechtigungen fest. Anschließend bearbeitest du einen Benutzer und fügst ihn zu der Gruppe hinzu. Dann kannst du der gesamten Gruppe Zugang zu bestimmten Dokumenten gewähren.

Paperless verwendet ein neurales Netzwerk im Hintergrund und wird immer besser im Erkennen deiner Dokumente. Du wirst mit der Zeit weniger Details manuell ergänzen müssen.

Darüber hinaus kannst du einen Workflow in Paperless anlegen und dir noch mehr Zeit sparen.

Gehe auf den Reiter Arbeitsabläufe und klicke auf Arbeitsablauf hinzufügen. Gib einen beschreibenden Namen für deinen Paperless Workflow ein. Falls du bereits Workflows angelegt hast, bestimmt die Sortierreihenfolge in welcher Abfolge die Workflows ablaufen. Du kannst es ansonsten auf 1 setzen.

Der Auslöser bestimmt, durch was der Workflow gestartet wird (ausgelöst wird). Wir setzen als Auslösertyp Dokument aktualisiert und bei den Tags Steuerberatung. Alle anderen Felder lassen wir unberührt.

Das bedeutet konkret: Der Arbeitsablauf startet, sobald du ein Dokument aktualisierst, das den Tag Steuerberatung hat oder bekommt. Jetzt legst du eine Aktion an. Eine Aktion bestimmt den eigentlichen Arbeitsablauf, nachdem der Auslöser ein Signal gibt.

Für den gewählten Auslösertyp gibt es den Aktionstyp Zuordnung. Hier weist du dem Steuerberater Benutzer eine Anzeigeberechtigung zu. Jetzt speicherst du den Workflow und bist fertig.

Jetzt kannst du deinen Paperless Workflow testen, indem du ein Dokument in Paperless lädst. Setze den Tag Steuerberatung und speichere die Änderung. In diesem Moment läuft der Workflow im Hintergrund und dein Steuerberater bekommt Zugang auf das Dokument.

Du sparst dir den zusätzlichen Schritt des Zuweisens an den Steuerberater. Ähnlich gehst du für Buchhaltung oder andere Benutzer vor. Die Konfigurationen von Paperless-ngx bieten dir nahezu unbegrenzte Möglichkeiten.

Du hast bis hierhin gelesen… Gratulation! Du kennst jetzt die Vorteile und den Nutzen des Paperless Systems. Du weißt wie du Dokumente richtig verarbeitest. Du weißt wie du Benutzer für Steuerberatung, Buchhaltung anlegst und Zugriffsrechte richtig setzt.

Außerdem weißt du wie du einen Paperless Workflow erstellst und die Zusammenarbeit mit Steuerberater und Buchhaltung automatisierst.

Wir sind uns sicher, du wirst deine Effizienz steigern. Hurra!

🛠️ Paperless-ngx IT-Support 🛠️

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